Il servizio rappresenta il punto di riferimento interno e di coordinamento di tutte le attività di supporto alla gestione nell’ambito dei progetti di Data Management. Nella sua unitarietà il servizio è caratterizzato dall’implementazione di attività orientate al raggiungimento di obiettivi specifici
S.1.1 Pianificazione
In sintesi, riguarda innanzitutto la pianificazione iniziale delle attività dell’Amministrazione riferite ai progetti di Data Management sulla base delle specifiche esigenze espresse dalle strutture di vertice e/o IT dell’Amministrazione stessa. A seguire prosegue nel controllo della esecuzione delle attività progettuali poste a piano per sintetizzarne gli avanzamenti e/o le rimodulazioni delle singole attività e/o dei singoli progetti, evidenziandone le interrelazioni complessive.
Più nel dettaglio, rispetto ai progetti di Data Management, il supporto nella fase di Pianificazione assicurerà:
- la verifica del raggiungimento degli obiettivi istituzionali e strategici dell’Amministrazione;
- la definizione, attuazione e controllo delle linee strategiche di intervento, progettazione delle evoluzioni dei nuovi processi e sistemi in ambito;
- la governance del sistema informativo e delle singole applicazioni di Data Management, per il corretto funzionamento e l’integrazione dei sistemi;
- la gestione dei programmi, la definizione e controllo del budget IT per le attività in ambito;
- il controllo costante dei servizi e dei relativi livelli di servizio complessivamente erogati, anche dai Fornitori dei corrispondenti lotti applicativi;
- l’individuazione di tutti i possibili soggetti fornitori e/o fruitori di informazioni inerenti le applicazioni di Data Management;
- la definizione delle possibili azioni da porre in essere per ottimizzare l’efficienza complessiva delle applicazioni di Data Management e dei servizi previsti per la loro conduzione;
- la definizione di standard, metodologie e best practices, previa approvazione dell’Amministrazione, per il monitoraggio dei progetti di Data Management
- il coordinamento e la gestione di rapporti, informazioni e comunicazioni con l’Amministrazione anche rispetto a soggetti terzi da essa indicati.
S.1.2 Gestione Progetti
Le attività di gestione progettuale sono riconducibili a:
- fornire supporto operativo e metodologico per la definizione e gestione dei progetti;
- supportare l’Amministrazione per le decisioni in merito all’ottimizzazione dei progetti e delle iniziative;
- verificare e monitorare le milestone progettuali, identificandone le criticità e gestendone i rischi;
- suggerire eventuali azioni correttive a fronte di problematiche rilevate sui progetti del programma oggetto di monitoraggio o sulla raggiungibilità degli obiettivi del programma stesso;
- supportare l’Amministrazione nella verifica della qualità dei deliverable dei progetti e nella valutazione della performance dei relativi servizi associati
In particolare, mettendo in atto tutte le necessarie attività e strumenti di comunicazione con i Fornitori dei Lotti applicativi ed utili a garantire sia una gestione integrata del processo che una visione unitaria da parte dell’Amministrazione, si provvederà a:
- definire di concerto con l’Amministrazione stessa gli elementi standard associati a ciascun progetto, quali ad esempio gli obiettivi di progetto, la descrizione delle attività, delle fasi e delle milestone, la diagrammazione temporale delle attività attraverso appositi diagrammi come Gantt e/o PERT, la valutazione del rischio e la stima dei costi
- gestire le eventuali varianti al progetto a fronte di richieste di attività non previste o la loro rimodulazione da parte dell’Amministrazione, con un adeguato grado di flessibilità;
- identificare e gestire le criticità e le aree di rischio progettuali (es. piano gestione rischi, sintesi rischi individuati e strategie di prevenzione; …)
- controllare e validare la documentazione prodotta (es. manuale utente, documentazione di specifiche tecniche e funzionali) in relazione al rispetto degli standard di qualità ed alle norme ISO adottati dall’Amministrazione;
- analizzare i risultati, definire e controllare l’attuazione delle azioni correttive necessarie al riallineamento del progetto rispetto agli obiettivi preposti.