La gamma di servizi di PMO previsti a supporto delle iniziative di Data Management sono ovviamente selezionabili e tarabili dalla singola Amministrazione sulla base delle proprie specifiche esigenze.
Le raccomandazioni di scelta di un supporto articolato sui temi del Project Management, del Monitoraggio, del supporto al Change Management e del Demand Management sono tuttavia particolarmente indicate in corrispondenza di scenari operativo di più significativa complessità in cui una Pubblica Amministrazione intenda assumere come leva di cambiamento la realizzazione e attivazione di
• applicazioni basate su tecnologie Big data & Analytics per creare conoscenza e favorire l’analisi predittiva basata su dati storici, statistici e di processo
• applicazioni intelligenti incentrate su strumenti/tecnologie avanzate (Intelligenza Artificiale, Machine learning, tecnologie cognitive, ecc.).
Al riguardo, i punti di forza del modello operativo del servizio di PMO per il Data Management proposto dal RTI sono costituiti dalla sua capacità di consentire di realizzare una completa interazione con i sistemi dei fornitori e dell’Amministrazione e un efficiente ed efficace gestione di tutte le iniziative progettuali.
Di seguito viene fornita una sommaria descrizione del modello operativo del servizio che, come si può vedere dalla figura, si basa su un ciclo organizzato basati sulle seguenti fasi:
1. Pianificazione/Ripianificazione/Analisi del rischio: rientra in quest’ambito la pianificazione iniziale (baseline) e le eventuali ripianificazioni concordate con i Fornitori ed approvate dall’Amministrazione. Viene effettuata anche l’analisi del rischio nella versione iniziale. In sede di ripianificazione è effettuata anche la revisione sistematica dell’analisi del rischio, cercando di eliminare i rischi obsoleti, valutare se aggiungere nuovi rischi e/o se modificare il livello di rischio sulla base della mutata conoscenza della probabilità, dell’impatto e della migliore conoscenza del contesto. Sulla base dei risultati dell’analisi del rischio e dei dati aggregati relativi al programma saranno definite anche le eventuali azioni correttive/varianti per consentire ai progetti/programmi di rimanere in linea con il raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
2. Acquisizione consuntivi: i fornitori, utilizzando gli strumenti concordati e condivisi, comunicano all’Amministrazione il consuntivo delle attività in termini di date inizio e fine effettive, % di avanzamento, impegno delle risorse e gli eventuali prodotti rilasciati. Tali informazioni potranno essere acquisite in automatico mediante le opportune funzioni di interazione tra le funzioni integrate nel portale della fornitura e i sistemi dei Fornitori o dell’Amministrazione. Tale approccio, oltre a rendere veloce l’interscambio, aumenta la qualità dei dati eliminando qualsiasi intervento manuale. L’acquisizione dei dati consuntivati dai fornitori è sottoposta ad una preventiva attività di validazione, al fine di verificare la completezza, coerenza e consistenza dei dati consuntivati dai fornitori.
3. Integrazione del programma di DM: i consuntivi approvati vengono elaborati, consolidati e, in modo automatico, integrati per aggiornare lo stato del programma di Data Management. In questa fase vengono anche calcolati gli indicatori di progetto/programma e verificati i conflitti derivanti da eventuali ritardi.
4. Riconciliazione delle milestone: sulla base della integrazione dei progetti componenti il programma, si viene a delineare anche la pianificazione delle milestone evidenziando eventuali conflitti di programmazione che potrebbero impattare sugli obiettivi strategici dell’Amministrazione. Tutti i conflitti sono riepilogati e sottoposti ad un’attività di riconciliazione con i fornitori coinvolti sui diversi progetti. Tale approccio consente di mantenere il sistema dei piani consistente rispetto ai consuntivi, costantemente aggiornato e allineato agli obiettivi del programma digitale.
5. Alimentazione del cruscotto: a conclusione del processo di rendicontazione viene alimentato il cruscotto informativo del Portale, dal quale possono essere estratte le informazioni utili alle analisi dell’avanzamento del programma per l’aggiornamento dello stato di avanzamento delle milestone.
6. SAL di progetto/programma: Sulla base dei consuntivi dei fornitori ed a seguito della possibilità di riconciliazione viene prodotto il SAL di progetto/programma nel quale sono riportati i principali indicatori di avanzamento, di ritardo e di criticità, lo stato dei deliverable, le principali criticità e una proposta di azione migliorativa/correttiva.